テレワークを推進する企業

テレワークの完全ガイド!必需品から気をつけるポイントまで。

新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを急速に推進する企業が増えてきました。

しかし、いきなりテレワークをしろって言われても、どこで何をすれば良いかわかりませんよね。

私は数年前から既にテレワークスタイルを確立していたのでもはや専門家のようになっており、最近テレワークについて多く質問をいただきます。

そこで、それらの質問から見えた企業人事・労務や実際に働くワーカーがテレワークをする時悩みへの回答、必需品のアドバイス、その他気をつけるポイントまでこの記事でまとめてみました。

「急ぎテレワークを実施しなければならないけど、何をやっていいか分からない」という企業人事労務側の方や、「テレワークをいきなり推進されたけど何をして良いか分からない」という方のために記事を書いているので是非みてください。

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テレワークに必要なもの

テレワークには「働く場所」「ルール」「備品類(ガジェット)」の3つが必要になってきます。

そこで、本日はこの3つの軸に分けてご紹介をします。

働く場所とルールは労務・人事の方向けに書いてあり、備品類(ガジェット)主にはワーカーの方向けに書いております。

テレワークにおける働く場所

テレワークにおいて働く場所は一番のポイントになってきます。

可能性のある場所としては下記の3つの場所が代表的な場所としてあげられます。

  • 自宅
  • シェアオフィス
  • カフェ
  •  

    それぞれのメリット・デメリットを書いていこうと思います。

    テレワークにおける自宅

    テレワークにおける自宅はメリットもデメリットもたくさんあります。

    まず、メリットですが

    • セキュリティー性が高い
    • お金がかからない
    • 移動しなくて良い
    • 子供や家族と一緒に過ごせる

    などが挙げられます。

    やはり自宅は他人がいないのでセキュリティー制が高く、何よりも新型コロナ対策でリモートを推奨する企業は、外部の人と接触をしないようにする施策なので家にいるのが一番の対策になります。

    次にデメリットですが、

    • プライベートとの境界線が無く切り替えられない
    • 勤怠時間が正確に把握出来ない
    • 子供がうるさいと集中できない
    • デスクが無いなど設備が整ってない可能性がある

    などがあります。
    テレワークにおける自宅は、一番の難関はプライベートと仕事をうまく切り替えられない事ですね。

    自宅に子供がいれば面倒をみなきゃいけないですし、親がいれば介護をしなければならないですし。

    企業側からすると途中で家事や介護をやっていてもわからないので、正確な勤怠管理が出来ないのが難点です。

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    テレワークにおけるシェアオフィス

    続いては、テレワークにおけるシェアオフィスについてです。

    まず、シェアオフィスと聞くとベンチャーなどが集まってオフィスを借りている「WeWork」などを思い浮かべるかもしれませんが、今回対象としているのはあくまでも自社オフィスがあり、その他に時間貸しや1日単位で場所が必要な人のための空間を指しています。

    どちらかと言うと、今まではノマドワーカー界隈では「コワーキングスペース」と呼んでいた形態ですね。

    近年は「WORK STYLING(三井)」や「H1T(野村)」、「ビジネスエアポート(東急)」など大手デベロッパーが期間で区切って貸し出しをしているシェアオフィスをリリースして盛り上がりを見せており、これらは10分や1日単位でオフィスを借りる事ができます。

    また都内なら「コワーキングスペース 地名」などで検索をすると多くの施設がヒットするはずです。

    シェアオフィスはセキュリティーなどにクオリティに差はありますが、多くのシェアオフィスはWi-Fiや電源が整備されており、場所によってはフリードリンクなどが完備されているのが特徴です。

    早速メリットからみてみましょう

    • プライベートと分断されており仕事に集中できる
    • 机やコンセントなど最適な環境が整っている可能性が高い
    • カフェ等よりも人の出入りが制限されている
    • カフェなどと違い長時間働くことの気疲れがない

    何より、カフェ等よりも「働く場所」という空間づくりをされているので一般客の目や、うるささはなく、どの席でも電源があり(場所によりますが)、Wi-Fiも整備されているのでオフィスの様に集中して働く事が出来ます。

    また、長時間働くうえではカフェ等は昼や夕方等混む時間帯の仕事を禁じている場所もありますがシェアオフィスはドリンクチャージではなく時間での支払いになるので、ドリンク1杯で数時間粘るような後ろめたさが無く済みます。

    続いてデメリットです

    • セキュリティーはオフィスよりかは低い
    • 利用にお金がかかる
    • 都心部に集中しており家の側にない可能性がある

    何よりネックなのはお金ですね。日で1,000円〜3,000円、10分150円〜などコストがかかってくるので、現状のオフィスを維持したままだと単純にコスト増になる計算です。

    特に新型コロナ対策に乗り出す企業は一部のトップダウンで施策を決定できるような企業を除き、シェアオフィスの契約や予算化が間に合わないところが大半でしょう。

    また、コワーキングスペースはカフェの延長で営業しており非会員制のところも多く、不特定多数の出入りがある空間では社内規則上働けないという会社も多いと思います。

    Wi-Fiも企業によっては「規定の無い」「パスがかかっていればOK」「会社契約のモノ以外使用不可」とあるので、シェアオフィスのWi-Fiが使えない企業もいると思います。

    テレワークにおけるカフェ

    続いてはカフェになります。

    オジサマの打ち合わせにはルノアールやドトール、サンマルクが多いイメージですがスターバックスやタリーズ、エクセルシオールカフェなどのチェーンから、個人営業の店舗まで様々なカフェが世の中にはあります。

    それらのカフェをテレワークの場所として使う場合について考えてみます。

    まず、メリットです

  • だいたいの駅にある
    • コストが安い(コーヒーだけとかなら)

    シェアオフィスやコワーキングスペースなどに比べると、圧倒的に数が多いのが特徴です。都市部でなくても、多くの人の自宅側にあるのはメリットと言えますね。

    あとは、1回あたりコーヒーで300円程度ならシェアオフィスに比べると安いですよね。

    続いてデメリットです

    • 不特定多数の出入りがありセキュリティーが低い
    • コンセントやWi-Fiが無いところが多い
    • 滞在できる時間に限りがある
    • 机が狭い等働きにくい可能性がある

    カフェはどこにでもある反面デメリットも多いです。まず、セキュリティーが著しく低い事ですね。

    資料を広げていても周りに見えてしまうし(これはシェアオフィスも同様ですが)、カフェは構造上PCを後ろから覗き見れる席も多いです。

    また、これが一番の問題ですがカフェはランチタイムや夕方などに多くのカフェでPC作業や勉強を禁止しています。場所によっては常時PC作業と勉強が禁止のところも。

    また、比較的空いていて連続して働けるカフェもありますが、コーヒー1杯などで粘れてもせいぜい3時間程度ですね。一日の勤務時間を全部カバーするのは難しいと思います。

    クッション性の悪い椅子をあえて採用しているカフェもあるので、あまりそういったところで働きすぎると腰痛持ちになってしまいます。

    他にも、飲食店でテレワーク出来るところはあります。

    ファミレスは出来ますが意外に朝から夕方までずっと混んでいるので深夜帯に働く人意外はあまりオススメできません。(また多くの企業はテレワークでの深夜残業を規制しています)

    あとは、オフィス街にある通し営業しているレストランなどは14時頃から暇になるので「PC作業して良いですか?」と聞くと混んでない時間ならOKと言ってくれるところが多いです。着飾ったマダムが数人でお茶だけしていて、長いしているレストランは狙い目。

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    テレワークで定めるべきルール

    次に、企業のスタッフ部門の皆さんも頭が痛くなっているであろうテレワークで定めるべきルールについてです。

    各社業界によっても様々なルールを考えないといけないと思いますが、テレワークで一番注意しなければならない共通のルールは「労働時間のルール」「セキュリティーのルール」だと思います。

    労働時間のルール

    まず、労働時間のルールですが昨今働き方改革の波を受けて労働時間の管理は大きな課題になっています。

    そして、テレワークで問題になるのは「いつからいつまで働いていたか」という点です。

    テレワークの労働時間を管理する方法は2つあります。
    1つは「PCの起動時間で管理する方法」で、2つ目は「勤務開始と終了を報告させる方法」です。

    PCの起動時間で管理する方法」はリモートワークで貸与しているPCの起動時間・シャットダウン時間を労務管理に紐付けている会社で実施が可能です。

    必然的にそれが出来ていない会社は2つ目の「勤怠開始と終了の報告をさせる」という方法になります。

    しかし、両方の場合で問題になるのが、残業です。

    残業は管理職の指示を受けてするものですが、テレワークの場合は社員の状況が把握しづらく「残業を勝手にしていた」という事もしばしば発生します。

    必ず上司への残業実施の許諾を取るようなルールで徹底させましょう。
    自己申告にしていると、報告をめんどくさがる社員もいるので勤務終了時間には上司から一斉メールかチャットなどで「残業する社員はいるか?」という投げかけをして全員から回答をもらうのが望ましいです。

    また子育てやその他プライベートの作業をテレワーク中に実施しないことと定めている会社もいますが、通常時はまだ気持ちもわかりますが、一斉休校中にこんな事を言うのはナンセンスです。

    どうせ育児などと並行して実施するなら気持ちよく会社がそういった大変な社員に寄り添う発信をした方が良いと思いますよ。

    セキュリティーのルール

    大企業でも意外に定まってないのが社外におけるパソコン利用時のセキュリティーのルールです。

    パソコン利用のルールにおいては

    • カフェなどでは離席時にはトイレでも持っていく
    • シェアオフィスでも長時間の離席は持っていく
    • 覗き見防止シートは必ずつける
    • Wi-Fiはパスワードのかかった正規のものだけ使う

    などを定めておくのが最低限のルールかと思います。
    また、トラブルの原因になるのでUSBやハードディスクの記録媒体は持ち歩きは禁止にして全てはクラウド上に保管をしておく事をおすすめです。

    また、社員のパソコンは本来は仮想空間で使いハードディスクにデータを残さない、もしくはハードディスクのデータも遠隔でデータ消去出来るように設定をしておくのが望ましいですね。

    ただ、これらの環境が整っていないからと言ってリモートワークを禁止していると、休校により子供の世話をしなければならない親は仕事が全くできなくなりますし、結局コロナのクラスター感染に繋がりかねません。

    会社のPCがモバイルなら持ち出せるように特例で社内で協議するなど緊急時の対応をしてください。

    また、気をつけてほしいのが著しく重大な個人情報や企業情報の入っているPCは持ち歩かない方が良いし、カフェ利用は禁止、シェアオフィスもセキュリティー性の高いところにしておくべきだという事です。

    テレワークは誰もが出来るわけではありません。著しくセキュリティー性の高い情報は外に持ち出せないので社内でしか扱えないのでこれらの方のテレワークは難しいです。

    顧客情報などが漏れたりしたら、企業は重大な責任を負うことになります。

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    テレワークで部下のマネジメントは出来るか

    企業において、労務・人事は制度上の問題が気になると思うのですが、現場の一番大きな問題は実は部下のマネジメントだったりします。

    なんたって、今の大企業の管理職世代は遠隔で部下のマネジメントをしたこともする手法すらわからないのですから。

    メールが打てないからとりあえず電話、パソコン使えないから困ったら部下を呼んで代わりにやらせる、そんな世代が、遠隔で部下のタスク管理を出来るわけがありません。

    しかし、首相があそこまで強く打ち出してしまった以上特に経団連の中核を担うような企業はもう逃げられません。テレワークになってしまいますね。

    では、どうやってマネジメントをしていけばよいのでしょうか。

    人はサボるように出来ている

    テレワークのマネジメントの敵は「サボり」です。

    テレビ見たり、昼寝したり、パチンコ行ったり。

    誰も見てないわけですから、いくらでも出来ますよ。

    会社に居るときは、会社に居るから周りの人間の圧力もあり、働かなきゃいけなくて、なんとなく働いているうちに成果が上がってくる。

    けど、家に居るときにやることが終わったら「よし、もっと頑張ろう」とはならないですよね。最低限やることだけやるというスタイルにとどまるはずです。

    テレワークは、こういった積極的組織貢献意識のモチベーションの無い多くの社員の「労働成果」が落ちる事が問題としてあげられます。

    うちの会社はそんな事無い!」という会社さんもあると思います。もちろんそうでしょう。全ての会社が労働意欲が低いとは思いません。

    ただ、日本企業はどれだけ頑張ってもボーナスが5%上がったりするだけですよね。そして、明日が見えないこの移り変わりの激しい世の中で、この会社で一生努めて組織で上り詰めるために頑張るぞ!なんて考えている人も減ってます。

    「だったら最低限やって毎月のお給料もらいたいよね」という心理状態の人が多い事も、頭の片隅においておいて下さい。

    人の目の下で働いてもらう

    では、どうやって部下に働いて貰えばよいのでしょうか。

    ヒントは日本人の生真面目です。
    裏を返すと「人に不真面目だと思われたくない」と思っているはずです。

    そこで、その心理を逆手にとって「個々人のタスクと成果を全員の見えるところに置く」ようにするのが良いでしょう。

    まず、クラウド上にスプレッドシートをアップロードしておき、部下が全員で「タスク」「進捗」「成果」を常に更新していくんです。

    そうすると「あいつ今日これだけしか仕事してないのかよ」と思われたくなくてとりあえずは多くのタスクと進捗をひねり出して書いてくるはずです。

    そのタスクに対して、上司が1つ1つ丁寧にサポート・評価して、労働負荷のバランスを考えてチューニングするなどをしていくんです。

    私はこのテレワークを機に、日本の評価制度も変わり、「努力賞」文化が無くなり成果ベースになっていくのではないかと思っています。

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    テレワークの必需品をご紹介

    これは日頃からテレワークの私が、これは必要だよねというものをご紹介します。これからテレワークをする人は、是非参考にしてみてください。

    Wi-Fi

    まず、必要になるのがWi-Fiです。
    シェアオフィスや、会社貸与のWi-Fiがテザリングに対応したり貸与されてるディバイスが携帯電波を拾う契約であれば問題ありませんが、カフェなどのフリーのWi-Fiはセキュリティー性が低く情報が抜き取られる可能性があります。

    もし、安全なWi-Fiが確保出来ないところでの仕事をしなければならないときは、自身でWi-Fiの契約が必要になります。

    中でもオススメはUQ WiMAXです。

    他にも安い容量のWi-Fiルーターはありますが、容量無制限の中では安く、電波の状態も安定しています。デザイナーやフリーランスの人はUQ WiMAXを使っている人はとても多いですね。

    しかし、普段リモートワークをしている私達は自腹で払っている人が大半なのですが、リモートワークを強制される場合はこれは経費で落としてほしいものです。

    除き見防止シート

    会社によってはリモートワーク用に社員に貸与しているPCには全てこの覗き見防止シートが付いているという会社もありますが、緊急で会社のノートPCを持って帰ったりする人はこれがついて居ない人もいます。

    この覗き見防止シート、真後ろだと見えてしまうのがほとんどなのですが、これを付けている事で気を使うのは真後ろだけで済みます。

    カフェなどでも壁に背を向けていれば、両サイドは気にせずに使う事が出来ます。

    テレビ会議システム

    これも必須アイテムですね。
    社内での打ち合わせから、クライアントとの打ち合わせまでこれ1つで対応可能です。

    日本企業はマイクロソフトのteamsを導入している会社が多いかと思います。
    そういった企業の方は、全員がアカウントを持っているこのteamsでのテレビ会議は便利ですので試してみて下さい。

    これから導入する人には、Zoomがオススメです。
    Zoomは、音声品質と100人までの大人数での会議が出来るスグレモノです。

    teamsで打ち合わせをしたあとにZoomで打ち合わせをすると、やっぱりZoomは音質が良いなーと思います。40分までなら無料で使えるので、是非使ってみて下さい。

    ちなみに、そこそこの人数の居る企業さんならteamsよりZoomの方が安いですよ。

    稀にテレビ会議用のスピーカーを持ち歩いている猛者がいますが、えーっと・・・1人のテレワーカーには不要だと思います!笑

    ただ、会社側に複数人の人間がいて、お子さんの面倒を見ていてリモートワークをしている社員が1名という1対多数でテレビ会議をするときはあると便利です。(ただ、最近多くの会社で備えられていますが)

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    ヘッドホン

    私がリモートワークをする時に大切なのは、集中を害する要因を排除する事です。

    特に、私は神経質なので隣の人のペンのカチャカチャやる音も気になる。そこで、いつもノイズキャンセリングのヘッドホンでクラシック(集中力を高めると聞いたので)を聞いています。

    私が使ってきた中でも特にオススメなのがBOSEとSONYのノイズキャンセリングヘッドホンですね。やっぱり、1万切るものと4万程度するものはノイズキャンセリングの機能や音質が違いますね。

    私は音楽もやっているのでたくさん持ってますが、普通は1つで十分だと思います。バンドの様な音が好きならBOSE、フラットな音が好きならSONYをオススメします。

    ヘッドホンはなんとなく恥ずかしくて・・という人はAir Pods Proがオススメ。

    こいつのノイズキャンセリング機能やフィット感も秀逸です。

    そんなにお金かけられないという人はAnkerのがオススメですよ。ノイズキャンセリング機能はないですがこのBluetoothのイヤフォンもオススメ。

    安いわりには長時間安定して音楽を届けてくれます。

    腰痛持ちのためのクッション

    これ、めちゃくちゃ大事です。

    私はもともとデスクワークの時間が長すぎて腰痛になってしまっていたのですが、カフェや家などの環境の方がデスクよりも姿勢が悪くなり腰にきます。

    そうならないためにも、是非クッションは活用してください。

    会社と家のデスクには背中に置くタイプのものを、持ち歩くのは座るクッション型のものを持って歩いています。

    モバイルバッテリー

    これも外でのリモートワーカーには強い味方ですね。
    携帯電話やWi-Fiの電源はすぐなくなってしまいます。

    とはいえ、iPhoneも5とかならまだバッテリーの容量は少ないですが最近の機種は容量が大きくなってきているのでちょっとやそっとじゃ電源は切れなくなってますけどね。

    オススメはコンセントと一体型になっているタイプです。
    家や会社で携帯電話を充電する用途にこのモバイルバッテリーを使いながら、それをそのまま外出する時に持って出ると既にモバイルバッテリーが充電されているというスグレモノ。

    私もこの一体型を買ってから大容量は持ち歩かなくなりました。
    これ1台でもスマートフォンを2回、3回はフル充電出来ます。

    防犯グッズ

    あとは、防犯グッズですね。

    海外で何度もPCとスマホを略奪されそうになった私としては、日本はとても治安の良い国だと思ってますが、それでもやっぱり不安ですよね。

    バックや、財布など手から話しやすいものには紛失防止タグを入れておくのが良いでしょう。

    本当に持っていかれてはまずいものを持っている人にはセキュリティーワイヤーもオススメ。

    ただ、私の経験上カフェはもちろん、シェアオフィスでもこれをくくりつけられる場所があまり無い・・という問題があります。

    テレワークはトライアンドエラー

    テレワークに取り組む企業の中には「テレワークが100%安全・または有用と言い切れない」「一部役員の大きな反発がある」などで、テレワークが形骸化してしまっていると聞きます。

    ひとこと言わせていただきますが、今どきそんな事言っているのは恐ろしいほど「イケてない会社」です。

    日本は人口ボーナス期も終わり、自由競争に踏み切ったものの社会保障制度の崩壊や護送船団方式から抜け出せない守りの大手企業の性質、働き方改革での労働時間限などもあり他国から大きく遅れをとっています。

    その中で、同一賃金同一労働、高齢者の雇用などでますます企業は苦しくなります。そして、よりスマートに、労働力を最大限活かす方法を考えなければなりません。

    今までの方法で立ち行かないのであれば、方法を変えるしかないでしょう。

    最初から上手くいかないのは当然です。
    リスク等も最低限考えられるリスクを潰していれば、100%リスクヘッジを考える必要も今更ないでしょう。

    是非恐れずに、多くの企業にリモートワークに踏み込んでいただきたいものです。

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